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今からでもすぐにできる！効率的なメモ術と、仕事が捗る3つのアイデア
4月から新卒としてクリーマに入社いたしました、船田と申します。これから読んで下さる皆様に楽しんでいただけるような読みものを発信していければと思いますので、よろしくお願いします！
さて、入社からはや1か月、早速さまざまな業務にチャレンジしていますが、私が最初につまずいた問題は、たくさんの情報を書き漏らさずにメモすること。日々新しく入ってくる大量の情報をしっかりと管理できないと、ミスを引き起こす要因になりかねません。
今回は、そんな誰もが一度はつまずきがちなメモの取り方・活用方法について、私が本や先輩たちからもらったアドバイスをもとに、今からでもすぐにできる「メモのテクニック」をご紹介します。
私のように社会人生活をスタートしたばかりの方はもちろん、家事の効率化や日々のうっかりミス防止、頭の整理をしたいという方にもぜひお試しいただきたいと思います。仕事をサポートしてくれるおすすめのステーショナリーアイテムなども合わせてご紹介します。
【目次】
＜メモテクニック編＞
テクニックその１：メモは3種類の大きさ・形を使い分けよう
テクニックその２：メモをするタイミングは、情報を得た直後
テクニックその３：インプットとアウトプットの使い分け
＜番外編：メモ術以外にも！仕事が捗る3つのアイデア＞
アイデアその１：仕事道具にこだわろう
アイデアその２：やる気持続のためには自分へのご褒美を！
アイデアその３：時間を管理して適切な仕事量を計画しよう
＜メモテクニック編＞ テクニックその１：メモは3種類の大きさ・形を使い分けよう
メモと一口に言っても、実際に書きとめる内容は多岐にわたります。すべての情報を同じメモ用紙に書き残してしまうと、情報がごちゃ混ぜになって後で見返すときに困ってしまいます。
そこでまずご紹介するのは、メモの分類と使い分けのテクニックです。
１. 1~2年目の社会人におすすめ！大きめのノートを1つ用意しよう
仕事を教わったり、打ち合わせをするときなど、大量の情報を書き込む際に便利なのが大きめのノート。最大の利点は、書きたい情報を見開きページを大きく使って書き込むことができる点です。
書く際は、日付とタイトルを必ずつけましょう。少し手間をかけてインデックスを付けると、より簡単に見たいページを開くことが出来るのでおすすめです。
このノートは、知識や経験が詰まった自分だけの貴重なノートになるので、大切に書き残しておきましょう。
印刷用の版の製作から印刷・製本、加工まで、工房で一貫して製作されている記-sirusu-さんが手掛けるのは、自分の好みに合わせて選べる世界に一つだけのオリジナルノート。表紙のデザイン、背表紙の色、リングの色、用紙を選択できます。家族や友人へのギフトにもぴったりです。
山梨県の富士の麓・郡内地方で、傘生地づくりをされている槇田商店さん。鮮やかな色合いとユニークなデザインがパッと目を引くこちらの作品は、ハタオリマチを象徴とする「ハタオリ」や「うどん」等のキーワードがモチーフになっています。使うたびに糸の肌触りが心地よさそうです。
クリハラマリさんが制作されている、つぶらな瞳が可愛らしいクロネコのノート。さっとメモを取るのにちょうど良いサイズ感です。大きさもかさばらないので、いつもバッグに入れて持ち歩けそうです。
イラストレーターのIzumitani Sara & iloさんが手がけるA5サイズのフリーノート。片方の面にはお花のイラスト、反対の面には魚のイラストが描かれています。中の用紙も白紙なので、自分の好みに合わせて書き進められるのが嬉しいですよね。
２. 持ち運び便利なミニサイズのメモ帳
何か指示を受けた時や人からの伝言など、とっさに情報を記入するときに便利なのが、持ち運べる小さいサイズのメモ帳です。後ほど詳しく説明しますが、メモは情報を得たその瞬間に行うことがミスを避ける最大のポイントです。いつでもどこでもメモができるように、メモ帳だけでなく、ペンも一緒にポケットに忍ばせておきましょう。
MONO IDEA LAB.さん制作のペタフラノートは、見開きやすさを追い求めてつくったノート。紙の中央部分が浮き上がってくるストレスを感じることなく使うことが出来ます。コシのあるクラフト表紙でページめくりもしやすく、ページを一枚一枚きれいに切り離すことも出来るので、仕事や勉強が捗りそうです。
イタリア製シュリンクレザーとヌメ革で制作されたポケットノートは、ARTERUPEアルテルーペさんの作品。市販のボールペンがぴったりと収まるように設計されたペン差しは、紛失防止にもなりそう。りんごの栞を挟んで、どこまで書いたのかすぐにわかるのも使いやすいポイントです。
３.タスク管理は手帳で
締め切りやアポイントメントはもちろん、業務上のタスクはすべて手帳に記入しましょう。手帳は、すべきことをすべき日に記入するだけで、物事の優先順位が一目で分かる優れものです。
デジタルでも紙でも構いませんが、人と話しながら携帯やパソコンを出すことに抵抗を感じる方は、紙の手帳でアナログに管理するのがおすすめです。
また、手帳に記入する際には、 パッと見て大事な予定が何か分かるように、完了したタスクは消してしまいましょう。ペンは消せるインクのものを使うのがおすすめです。
POWDER ROOMさんが制作するスケジュール帳は、シンプルながら凛としたデザインが魅力。コンパクトなサイズ感が持ち運びに便利です。布製のハードカバーの肌触りは、段々と味わい深くなっていく自然経過が楽しめそうです。
デイリーからマンスリーまで、4種類のToDoリストがセットになった便利なスケジュール帳は、A FLOATING LIFEさんの作品。難しいスケジュールや業務の管理を助けてくれる優れものです。記入したToDoリストにチェックを入れていくのが楽しくなりそうです。
気軽にバッグに入れやすいA6サイズのリングノートは、河童堂さんの作品。カレンダーとしてもメモ帳としても使えるのが嬉しいです。素朴な手触りの表紙にはもちろん、全ページに猫やカエルが描かれているユニークな一点。
sakamocchannさんが制作されている、カードサイズのシックなスケジュール帳。ミニサイズなのでカードケースやパスケース、胸ポケットに入れて持ち歩くことが出来ます。かさばりがちなスケジュール帳がこんなにラクに持ち運びできるのは嬉しい点です。
テクニックその２：メモをするタイミングは、情報を得た直後
聞いた直後は覚えていても、数分後には曖昧な記憶になってしまうことはよくありますよね。日々新しいタスクを抱える社会人にとって、曖昧な記憶はミスを引き起こす大きな要因です。
ミスを防ぐためには、「情報を得たその瞬間にメモを残す」ことが最も重要です。すぐにメモを残すだけなら簡単にできそうですよね。
即座にメモすることのメリットは、より正確な情報を書き残せる点。そして、メモしたことはそのメモを見返せば思い出せるため、ずっと覚えておく必要はないのです。忘れることで、使える頭の容量を空けてあげましょう。
★ワンポイント知識：「エビングハウスの忘却曲線」
ドイツの心理学者、ヘルマン・エビングハウスの発表した「エビングハウスの忘却曲線」によると、人は何かを学んだとき、20分後には42％、1時間後には56％、1日後には67％忘れてしまうそうです。人間は古い記憶はどんどん忘れてしまう生き物なんです。
木の本来持つ表情を生かしたモノ作りにこだわり、上質で温かな木製品を制作されているRicodさんの作品。メモとペンに加えてハンコスタンドがあるため、デスクや玄関などで活躍してくれそうです。見ていると、木の質感にほっと癒されそうです。
SKLOさんが制作されている革のペンスタンドは、9つのポケットに区切られているので使いたい文房具などをさっと取り出せる便利な仕様です。散らかりがちなデスクも、これ1つで簡単に整理できそうです。
テクニックその３：インプットとアウトプットの使い分け
情報には、「外から入ってくるもの」と「自分の考えやアイデアなど、内から出るもの」の2種類があります。この2つはセットになって初めて相乗効果を発揮します。
まず前者ですが、基本的に外からインプットする情報は人の話を聞きながらメモする場合がほとんどです。聞き漏らし、書き漏らしがないように、カタカナでメモするなど工夫してメモする習慣をつけましょう。
インプットの後に必要になるのが、アウトプットです。言われたことをただメモするだけでなく、その内容を自分なりに咀嚼して段取りを整えなおし、アウトプットしましょう。
この2つを習慣化することが、ミスを回避する近道です。
＜番外編＞ アイデアその１：仕事道具にこだわろう
毎日使う道具をお気に入りのものに変えてみるのがおすすめです。腕の良い料理人が本当にいい包丁を使うように、普段使う身の回りの文房具を整え、やる気をぐんとUPさせましょう！
つかい心地や質感にこだわってものづくりをされているキチジツさん。ふっくらとしたフォルムとなめらかな革の質感が、見るたびつい手に取りたくなってしまいそうです。口を開いたまま置いておけるので、ペンの出し入れもしやすく便利に使えそうです。
自然素材である革・紙・土を使った日常の道具を制作されているKAKURAさん。ペンや定規、メモ帳、クリップなど仕事に必要な物をすべて収めることができ、リフィル使いで自分好みの使いやすい手帳にカスタマイズできます。便利かつおしゃれなので、周りに自慢したくなりそうです。
アイデアその２：やる気持続のためには自分へのご褒美を！
たくさんの業務をこなす日々の中で、楽しいことや自分の好きなことをゴールに設定するのはとても大切なことです。
ToDoリストを作るときは、まず最初に帰宅する時間を書くべきなんて話も聞いたことがありますが、ほかにも業務をこなすごとに達成できたことをメモしたり、自分を鼓舞するような目標を設定すると、やる気が出て業務効率がUPするのでおすすめです。
定番酒から高品質の淡麗で旨みのある酒造りをされている株式会社マスカガミさん製造の柚子酒。新潟の酒蔵が造った日本酒をベースに、香料を使用せず、本物の四国産の柚子を使用されています。爽やかでちょぴりほろ苦い味は、仕事終わりにぴったり。炭酸割りやロックなどいろいろな飲み方を試してみたいです。
見た目も綺麗で見ているだけで幸せな気持ちになるこちらのチョコレートは、お菓子工房ルミエールさん製造。既製品にはない手作りの温かさがあります。頑張った自分へのご褒美に購入したいですね。
TONBIYA WORKSさんが制作されている純国産吉野ひのきのアロマオイルとひのきで作ったたまご型のオーナメントセット。リラックス効果の高い、ひのきのさわやかな森林の香りが、疲れた心を癒してくれそうです。おうちで過ごすのんびり時間にぴったりな作品です。
アイデアその３：時間を管理して適切な仕事量を計画しよう
仕事においてとても大切かつ難しい「時間の管理」のポイントは、ToDoリストに必ず「時間見積もり」と「実際にかかった時間」を書き出すことです。
作業を時間内に終えられなかった場合は、何が原因か必ず自分の行動を振り返ります。これを積み重ねることで、段々と自分にとって適切な仕事量が分かるようになります。時間管理で自分のための時間を確保しましょう！
★ワンポイント知識：「ポモドーロテクニック」
時間管理の練習としておすすめなのが、ポモドーロテクニックです。「25分集中して5分休憩」を繰り返し行い、これを4回繰り返したら20-30分の長い休憩を入れるという非常にシンプルな方法ですが、実はこれやってみると結構難しいんです。また、ただこれを実行するだけでなく、必ず立てた計画に対してどうだったか、分析して改善していくことがポイントです。簡単に習得できるものではありませんが、時間管理を適切に行うことで、余った時間を自分のために使えるようになります。気になった方はぜひ試してみてください。
シンプルなおしゃれさと機能性を兼ね備えたこちらの腕時計スタンドは、paddleさんの作品です。自宅に置けば、木の素朴な雰囲気を感じさせるインテリアとしても活躍してくれそう。日々の生活で変わってゆく自然素材の風合いを長く楽しめそうな一点です。
リアルなグリーンの芝生とマーブルなフェルトの組み合わせが可愛らしいスマホスタンドは、fo-d-craftさんが制作されています。スマホだけでなく腕時計も一緒に置けるので、デスクに1つあると、ごちゃごちゃとしてしまう細かい持ち物もコンパクトにまとめられそうです。
Tegamiさんが制作されているテレビの形の置時計。アンティークな雰囲気とミニチュアなサイズ感がたまりません。小さいので置く場所を選ばないのも嬉しい点です。毎回時間を確認するのが楽しくなりそうですね。
メモのテクニックを活用して、頭の中を整理しよう
今回は、今すぐに改善できるメモの取り方と、番外編として仕事が捗る3つのアイデアをご紹介しました。少しでも試してみたいと思ってもらえるテクニックがありましたら幸いです。
ぜひ、メモのテクニックに合わせて、クリーマで見つかる素敵な文房具アイテムも見つけてみて下さいね。
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